ODocuWare nasceu em 1988 na Alemanha (fundado como DOCUNET) e cresceu até se tornar numa plataforma reconhecida de gestão documental e automação de workflows, disponível tanto em Cloud (SaaS) como on-premises. A sua evolução centrou-se em capturar, indexar e automatizar processos documentais, com foco em segurança e conformidade.
O software permite capturar documentos de múltiplas fontes, indexá-los automaticamente (indexação inteligente / Intelligent Indexing), arquivar com segurança e controlar o ciclo de vida dos ficheiros. Ferramentas de workflow tornam possível digitalizar processos como faturação, aprovações ou conversão de formulários em tarefas automatizadas, poupando tempo e reduzindo erros humanos.
DocuWare integra-se com ERPs e CRMs (por exemplo SAP, Sage, Microsoft Dynamics e outros) para que os documentos necessários acompanhem os fluxos financeiros e comerciais da organização — isto facilita processos como a gestão de faturas, o cumprimento de auditorias e a disponibilidade imediata de informação crítica. A plataforma também suporta assinaturas eletrónicas integradas (com provedores de assinatura) para acelerar contratos e aprovações.
A segurança e continuidade são pontos fortes: o DocuWare Cloud oferece encriptação, backups e medidas de recuperação, enquanto a versão on-premises permite controlar totalmente a infraestrutura — a escolha entre cloud e on-premises depende das políticas e requisitos de cada organização. Em resumo, o DocuWare é adequado para empresas que querem eliminar ficheiros em papel, automatizar rotinas e manter rastreabilidade e conformidade.
Na Jofax implementamos e parametrizamos soluções DocuWare para que os nossos clientes digitalizem processos com segurança, reduzam o uso de papel e ganhem produtividade através de workflows adaptados ao negócio. Fornecemos formação, integração com sistemas existentes e suporte contínuo.